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INTRODUCCIÓN

Esta política sobre conflictos de interés aplica a los miembros de la Junta Directiva de FA, al personal, consultores, prestadores de servicios y voluntarios.

¿POR QUÉ SE JUSTIFICA TENER UNA POLÍTICA?

Los miembros de la junta directiva, consultores y miembros del personal de FA tienen la obligación de actuar en los mejores intereses de FA y de acuerdo con la misión de la organización, sus reglamentos y diferentes políticas institucionales. Los conflictos de interés pueden surgir cuando los miembros de la Junta, el personal, o consultores de FA pudieran estar sesgados o influenciados por otros intereses (privados, personales o profesionales), o en circunstancias en las que una persona razonable creería que esas personas pudieran estar influenciadas de tal manera.

El principio predominante de esta política es que todos los directores, consultores o miembros del personal de FA en situaciones de conflictos de interés reales o potenciales tienen el deber de actuar de manera transparente y en el mejor interés de FA.

Tales conflictos pueden crear problemas, pues pueden:

• Inhibir la libre discusión;
• Resultar en decisiones o acciones que no van en pro de los mejores intereses de FA; y
• Causar riesgo de que se genere la impresión de que FA y/o sus miembros de la Junta han actuado de manera indebida.

Conductas y manejos directivos impropios dentro de FA arriesgan a comprometer la integridad institucional y las acusaciones de falta de decoro serían potencialmente dañinas para la reputación, tanto de FA como de las personas involucradas en estas actividades. Esto podría, en última instancia, afectar la legitimidad de FA y su posición para desempeñar su misión e impactar negativamente el prestigio profesional de sus participantes. El objetivo de esta política es el de proteger a la organización y a las personas involucradas de cualquier apariencia de impropiedad o parcialidad.

PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA

Todos los directores, consultores o miembros del personal deberán:

• Conducirse en conformidad con la transparencia y la integridad para mantener apertura y claridad al tomar decisiones y suministrar asesoría;
• Desempeñar sus tareas y obligaciones en forma tal que se evite cualquier conflicto de interés potencial o real;
• Actuar, asesorar y tomar posiciones en bien de los mejores intereses de FA, sin consideración por los beneficios y/o ventajas personales;
• Declarar cualquier ganancia potencial y dar cuenta de todas las ganancias obtenidas a través de actividades relacionadas y/o contratos; y
• Abstenerse de conducta motivada por interés propio personal excepto por el comportamiento normal de aspiración y/o desarrollo profesional.

En este contexto, los beneficios e intereses personales deberán incluir aquellos del cónyuge, miembros familiares y socios de negocios.

IDENTIFICACIÓN DE UN CONFLICTO DE INTERÉS

Los casos mas comunes de conflicto de interés son (lista no exhaustiva):
• A nombre de FA, contratar servicios a un pariente o compañía privada asociada.
• Ser miembro de una organización que recibe donaciones de la FA.
• Participar en la toma de decisiones que podrían beneficiar personalmente a miembros de junta, consultores o miembros del personal, por ejemplo mediante la venta de una propiedad.

CÓDIGO DE CONDUCTA

FA reconoce que los directores, consultores y miembros del personal pueden tener varios y diversos intereses, que pueden estar alineados con los de la FA.

FA requiere que los directores, consultores y miembros del personal se adhieran al Código de Conducta aquí formulado, el cual establece qué tipos de intereses deberán ser declarados y cómo deberá ser notificado y manejado cualquier conflicto de interés.

1. INTERPRETACIÓN

Dentro de este Código, los términos enunciados abajo tendrán los siguientes significados:

“FA” significa Fundación Ayuda;

“Conflicto de Interés Real” significa una situación en la que:

a) FA está directamente tratando o negociando con una organización relevante en la cual un director, consultor o miembro del personal tiene un interés directo o interés indirecto; o

b) Un director, consultor o miembro del personal se encuentra a sí mismo (o a sí misma) en una situación que pueda llevar a que las obligaciones, deberes y/o poderes de decisión individuales estén siendo influenciados por consideraciones o ganancias personales o para su familia o socios de negocios, ya sean de tipo financiero o de otro clase.

“Junta Directiva” significa la junta de directores de FA;

“Código” significa este Código de Conducta tal como pueda ser modificado y actualizado cada cierto tiempo;

“Conflicto de Interés” significa un conflicto real de interés o un conflicto potencial de interés;

“Consultor” significa cualquier persona natural o entidad que provea a FA servicios de especialista, ya sean remunerados o no remunerados, sobre una base contractual o ad hoc;

“Director” significa cualquier miembro de la Junta Directiva de FA;

“Interés Directo” significa cualquier interés divulgable de un director, consultor o miembro del Personal;

“Interés Divulgable” significa cualquiera de los siguientes:
a) Un cargo de director, ya sea ejecutivo o no ejecutivo, en una organización relevante;

b) Cualquier contrato de consultoría o de empleo con una organización relevante;

c) Cualquier posesión de acciones de cualquier tamaño u otro interés financiero en una organización relevante.

d) Cualquier membrecía en una organización relevante; y/o

e) Cualquier otro interés significativo en una organización relevante o actividad dentro de una organización relevante que no estén descritos en los numerales de (a) a (d) arriba.

“Interés Indirecto” significa cualquier interés divulgable de un cónyuge, compañero permanente o familiar inmediato (incluyendo a padres e hijos) o de un socio de negocios de un director, consultor o miembro del personal;

“Conflicto de Interés Potencial” significa cualquier situación en la que un conflicto de interés real pudiera surgir, o en la que una persona razonable podría considerar que hay un conflicto de interés real o un riesgo de que éste surja;

“Fecha Relevante” significa la fecha en la que un director, consultor o miembro del personal (según sea el caso) se haga consciente de la existencia de un conflicto de interés.

“Organización Relevante” significa una compañía, organización no gubernamental, organización de caridad, asociación no constituida en sociedad u otra entidad que esté involucrada con FA.

“Miembro del Personal” significa cualquier miembro del personal de empleados incluyendo a cualesquiera voluntarios.

2. REGISTRO DE CONFLICTOS DE INTERÉS

En el evento de que un director, miembro del personal o consultor identifique un conflicto de interés real o potencial, deberá declararlo formalmente a la junta directiva tan pronto como sea practicable tras haberse hecho consciente de la existencia de tal conflicto de interés. El conflicto se puede declarar oralmente durante reuniones de junta directiva, o por escrito en cualquier momento, mediante carta dirigida al presidente de la Junta Directiva. El presidente de la Junta Directiva, debe declarar cualquier conflicto de interés, a los demás directores.

a) La Junta Directiva puede examinar el Conflicto de Interés según sus méritos y evaluar los posibles factores de riesgo, implementando planes de contingencia y/o mecanismos que sean apropiados a la circunstancia particular.

b) El directores, consultores y miembros del personal que declara su conflicto de interés, no particiará en las discusiones y decisiones relativas a dicho conflicto.

c) La Junta Directiva está habilitada para solicitar al director, consultor o miembro del personal, información adicional sobre el contexto del conflicto de interés en aras de tomar decisiones sobre financiamiento de proyectos, contratación de servicios o gestión financiera.

La decisión de un director, consultor y miembro del personal de recusarse será registrada en el acta de la reunión relevante, la cual también expondrá la naturaleza y el alcance del conflicto de interés, la reseña de cualesquiera discusiones y las acciones llevadas a cabo para manejar tal conflicto de interés.

En el evento de que un miembro de personal se haga consciente de la existencia de un conflicto de interés, tal miembro del personal deberá notificar al coordinador general tan pronto como sea practicable hacerlo tras haber caído en cuenta de tal conflicto de interés.

Tras la notificación de un conflicto de interés el coordinador general podrá examinar el conflicto de interés según sus méritos y evaluar los posibles factores de riesgo, emitiendo instrucciones y directrices que puedan ser apropiadas a la circunstancia particular.

En el evento de que se genere alguna queja a la junta directiva y/o al coordinador general, en la que se esté alegando que se ha ignorado la existencia de un conflicto de intereses, el presidente de la junta directiva deberá responder a la queja dentro de 10 días hábiles siguientes, por escrito.

En el evento de que un director, consultor o miembro del personal no declare un conflicto de interés de acuerdo con este párrafo 2, el presidente de la Junta Directiva deberá declararlo a los demás miembros de la junta e implementar procedimientos apropiados de gestión del riesgo.

3. REGALOS

En el evento de que cualquier director, consultor o miembro del personal reciba cualquier regalo (o regalos) en conexión con su nombramiento o empleo en FA, debe declararlo al presidente de la Junta cuando:

a) El valor de tales regalos exceda $500.000 (pesos colombianos); y/o

b) El valor agregado de todos los regalos recibidos durante el transcurso de un período de un año exceda $1.500.000.

Tal director, consultor o miembro del personal deberá inmediatamente declarar tales regalos tan pronto como sea razonablemente practicable al presidente de la junta directiva, quien implementará las medidas apropiadas para gestionar el riesgo.

4. ORIENTACIÓN

En el evento de incertidumbre acerca de si un interés constituye o no un interés divulgable, los directores, consultores o miembros del personal deberán errar por el lado de la precaución y referir cualesquiera dudas persistentes al presidente de la junta directiva.

5. PUBLICACIÓN

Se deberá incluir una copia de este Código en el sitio de Internet de FA.

6. FORMATO DE COMPROMISO

Todos los directores, consultores y miembros del personal de FA deben firmar la declaración de compromiso con la política de conflictos de interés.

DECLARACIÓN

Entiendo que esta Política sobre Conflictos de Intereses y este Código de Conducta son vitales para la reputación e integridad de FA, para sus miembros de Junta Directiva, consultores, miembros del personal y voluntarios.

Por medio del presente documento me comprometo a cumplir con los términos de tal política y tal código y a conducirme dentro de FA de forma que ante situaciones de conflictos de interés reales o potenciales tengo el deber de actuar de manera transparente y en el mejor interés de FA.

Nombre: ………………………………………………………….

Firmado: …………………………………………………………

Fecha: ……………………………………………………………..